Създаване и запис на резервация
Това е основният процес за нова резервация. Използвайте тази страница, когато искате да разберете как стартира формата, какво се попълва вътре и кога използвате „Създай“, „Създай копие“ или „Запази“.
Откъде започва новата резервация
Най-често новата резервация започва от Календар:
- чрез „Нова резервация“;
- чрез избор на свободен час.
Важно:
- ако за текущия обект има само един активен тип услуга, системата отваря формата директно;
- ако има повече от един активен тип, първо ще видите „Изберете тип на резервацията“;
- ако няма активни услуги, системата няма да позволи да създадете нова резервация.
Избор на тип резервация
Когато системата поиска избор на тип, най-често работите с:
- единична резервация;
- групова резервация.
Пакетна услуга не е отделен тип резервация в този избор. Тя се добавя през потока за единична резервация и после се разгръща като услугите, включени в пакета.
Този избор определя какви полета и ограничения ще видите после във формата.
Как е подредена формата
При нова резервация формата обикновено минава през тези части:
- обект;
- дата;
- клиенти;
- услуги;
- вътрешна бележка;
- известия.
При групова резервация ще видите и допълнителни настройки за места.
Какво попълвате първо
Обект
При нова резервация, която не е стартирана от вече избран контекст, първо избирате обект. Това е важно, защото именно от него зависят:
- наличните услуги;
- служителите и ресурсите;
- свободните часове;
- известията и част от онлайн логиката.
Дата
Полето за дата е задължително. Когато започнете от час в календара, датата и часът вече са подготвени според избрания момент.
Клиенти
Обичайно добавяте клиента още тук, за да може резервацията да се довърши с пълна информация. При нужда по-късно към резервацията могат да се ползват и действия като SMS, продажба и плащане, и отзиви, които зависят от това да има клиент.
Услуги
Това е най-важната част на формата. За да бъде записана резервацията, системата изисква поне една услуга.
При услугите определяте реалното съдържание на резервацията:
- коя услуга ще се изпълни;
- начало и продължителност;
- служител и ресурс, когато са нужни;
- цена и свързани опции според услугата.
Когато изберете пакетна услуга, формата добавя услугите от пакета като отделни редове. Всеки ред се маркира с „Пакет“ и следва началото, което е настроено в самия пакет. Ако вече има добавени услуги във формата, пакетът започва след най-късния край на текущите редове.
Намиране на свободен час от формата
След като има избран обект и поне една услуга, можете да използвате „Намери час за запис“. Това отваря Намиране на свободен час, където системата търси подходящи варианти според услугата, продължителността, работното време, служителите и ресурсите.
Използвайте го, когато не знаете точния час или когато услугата има повече ограничения. Избраният вариант попълва часа, служителите и ресурсите във формата, но самата резервация се записва едва след „Създай“ или „Запази“.
Какво е важно при групова резервация
При групова резервация формата може да включва:
- „Макс. брой места“;
- „Макс. места на клиент“;
- „Приема онлайн резервации“;
- „Приема чакащи клиенти“;
- конфигурация на места по ценова опция.
Подробната логика за местата и чакащите клиенти е в Места и чакащи клиенти.
Как работи записването
В долната част на формата бутонът зависи от ситуацията:
- „Създай“ при нова резервация;
- „Създай копие“ при дублиране;
- „Запази“ при редакция на съществуваща резервация.
Практически това означава:
- при нов запис създавате изцяло нова резервация;
- при копие създавате нов запис на база вече съществуваща резервация;
- при редакция обновявате текущия запис.
Какво проверява системата преди запис
Най-важните проверки са:
- избран обект;
- избрана дата;
- поне една услуга;
- нужния служител или ресурс за услугата, когато настройките го изискват;
- при пакетна услуга — включените услуги да са налични за избрания обект;
- валидни стойности в груповите полета, когато резервацията е групова.
Ако няма избрана услуга, системата няма да запише резервацията.
Когато проблемът е в служител или ресурс, може да видите по-конкретно съобщение:
- „За тази услуга няма настроени служители или ресурси за избрания обект.“ — услугата трябва да има валидна настройка за избрания обект;
- „Изберете ресурс за тази услуга.“ — услугата изисква ресурс и трябва да го изберете в реда;
- „Изберете служител за тази услуга.“ — услугата изисква служител и трябва да го изберете в реда.
Какво става при редакция на съществуваща резервация
Когато отваряте вече записана резервация:
- бутонът е „Запази“;
- ако промените дата или услуги, системата може да поиска допълнително потвърждение преди запис;
- ако затворите формата с незапазени промени, системата предупреждава, че има незапазени промени.
Това е важно, защото при промяна на час или услуги може да има отражение върху клиента и свързаните известия.
Ако имате право само за преглед на резервации, може да отворите съществуваща резервация, но няма да можете да запишете промени. При липсващо право за създаване или редакция системата показва „Нямате права да създавате резервация.“ или „Нямате права да обновявате резервации.“.
Какво следва след като резервацията вече е записана
След като резервацията вече съществува, от нея можете да преминете към:
- Действия по резервация за преместване, дублиране, документи и история;
- Статуси на резервации за правилен статус;
- Продажба, ако минавате към продажба и плащане.
- Издадени абонаменти, ако посещението ще се отчита по абонамент.