Действия по резервация
Преди тази страница първо трябва да имате вече записана резервация. Ако тепърва създавате час, започнете от Създаване и запис на резервация.
Тази страница е за допълнителните действия по вече съществуваща резервация. Това са действията, които най-често отваряте от менюто за още опции или от бутона „Допълнително“.
Тук работите с вече записани резервации. Действията като „Еднократно дублиране“ и „Дублирай по дата“ създават нови бъдещи резервации, но не променят работния график. За копиране на смени и наличност използвайте Работно време на служителите.
Откъде се отварят
Най-често ще ги видите в 2 места:
- от екрана за преглед на резервацията чрез „Допълнително“;
- от екрана за редакция чрез менюто за още опции.
Важно:
- точният списък може да се различава леко според това дали сте в преглед или в редакция;
- някои действия се показват само когато резервацията вече съществува;
- част от действията зависят от това дали има клиенти, документи или правило за повторение.
Преместване
Използвайте „Преместване“, когато искате да преместите вече записан час в календара.
Как работи:
- Отворете резервацията.
- Изберете „Преместване“.
- Системата ви връща в календара и показва лента с указание да изберете свободен час.
- Изберете нов час в календара.
- Потвърдете промяната, ако системата поиска това.
Важно:
- действието работи през календара, а не само в самия прозорец;
- ако сте в неподходящ изглед, системата ще поиска да преминете към дневен или седмичен изглед;
- не можете да преместите резервацията в друг обект;
- ако се откажете, можете да прекратите режима от лентата в календара.
Еднократно дублиране
Използвайте „Еднократно дублиране“, когато искате да създадете нова резервация по модела на текущата.
Как работи:
- Отворете резервацията.
- Изберете „Еднократно дублиране“.
- Системата ви връща в календара и показва лента за избор на нова дата.
- Изберете ден и час в календара.
- Отваря се копие на резервацията, което преглеждате и записвате като нова резервация.
Важно:
- дублирането не записва новата резервация автоматично без преглед;
- ако сте в неподходящ изглед, системата ще поиска да преминете към дневен, седмичен или месечен изглед;
- ако се откажете, можете да прекратите режима от лентата в календара.
Дублирай по дата
Използвайте „Дублирай по дата“, когато искате да създадете няколко нови резервации наведнъж.
Преди да започнете: нужно е право за създаване на резервации. Служител без това право не може да дублира.
Как работи:
- Отворете резервацията.
- Изберете „Дублирай по дата“.
- В календара на прозореца изберете всички нужни дати. Наведнъж можете да изберете най-много 31 дати.
- Изчакайте проверката. Докато тече, виждате „Проверка на наличността…“.
- Ако някоя дата е с конфликт, изберете свободен вариант за нея.
- При нужда включете „Дублирай и клиентите в новата резервация“.
- При нужда включете „Дублирай и бележките в новата резервация“. Този превключвател е изключен по подразбиране — бележките по резервацията, по услугата и по клиента описват първоначалния час и обикновено не са верни за копията.
- Запишете действието.
Това е най-подходящо, когато искате да създадете няколко отделни бъдещи резервации, но без да правите правило за повторение.
Как разчитате състоянието на датите
Всяка избрана дата е оцветена според състоянието си. Легендата показва:
- „Оригинал“ — денят на резервацията, от която дублирате;
- „Конфликт“ — на тази дата служителят или ресурсът не е свободен;
- „Преместено“ — за датата сте приели различен час или служител.
При заета дата на реда пише „Няма свободен час на тази дата“, а над списъка виждате колко са проблемните дати, например „2 с конфликт“.
Как оправяте дата с конфликт
За дата с конфликт се появява „Свободни варианти — избери с 1 клик“ с предложения „Друг час“ и „Друг служител“. Изберете предложение и редът се оправя веднага.
Ако предложенията не ви устройват, изберете „Още опции“ и потърсете час в пълния списък със свободни часове.
С „Върни оригиналното“ връщате реда към първоначалния служител и час.
Важно:
- ако изберете два пъти една и съща дата и час, системата показва „Друг избран запис е със същите дата и час.“ и не позволява създаване;
- ако между проверката и записа някой заеме часа, виждате „Наличността се промени. Прегледайте предупрежденията и опитайте отново.“ и трябва да прегледате датите отново;
- ако запишете с останали предупреждения, системата иска изрично потвърждение с „Има предупреждения за избраните дати. Прегледайте ги, преди да създадете резервациите.“
Правило за повторение
От менюто на резервацията може да видите:
- „Създайте правило за повторение“;
- „Редактирай правилото за повторение“;
- „Виж правило“.
Използвайте тези действия, когато резервацията трябва да стане шаблон за бъдещи повторения.
Практическият избор е:
- „Създайте правило за повторение“, ако текущата резервация още няма правило;
- „Редактирай правилото за повторение“, ако вече има правило и искате да го промените;
- „Виж правило“, когато резервацията вече е свързана с правило и искате да отворите самото правило.
Подробният процес е в Повтарящи се резервации.
Отзиви
Използвайте „Отзиви“, когато искате да отворите или създадете отзив за клиент от конкретната резервация.
Практически това работи така:
- ако към резервацията няма клиент, действието не може да продължи;
- ако клиентът е само един, системата отваря директно съществуващия отзив или поканата за отзив;
- ако клиентите са повече от един, първо избирате за кой клиент да продължите.
Това действие е най-полезно след приключено посещение, когато операторът иска да проследи или довърши процеса за отзив за конкретен клиент.
SMS известие до клиентите
Използвайте „SMS известие до клиентите“, когато искате да изпратите ръчно съобщение до клиентите от тази резервация.
Важно:
- действието работи само ако към резервацията има поне един клиент;
- при повече от един клиент съобщението се подготвя за клиентите от тази резервация;
- това е ръчно действие и не заменя автоматичните известия от Известяване.
Документи, галерия и портфолио
Според екрана може да виждате:
- „Документи“;
- „Управление на галерия“;
- „Управление на портфолио“.
Практическата разлика е:
- „Документи“ и „Управление на галерия“ са за файлове и снимки, които се пазят към резервацията за вътрешна работа;
- „Управление на портфолио“ е за снимки, които могат да се покажат публично в онлайн профила.
История на промените
Използвайте „История на промените“, когато трябва да проверите какво е променяно по резервацията.
Това е полезно, когато:
- търсите кой е редактирал час, услуга, клиент или статус;
- проверявате дали вече е имало промяна по резервацията;
- трябва да проследите защо текущото състояние е различно от първоначалното.
Изтрий и възстанови
От екрана за преглед на резервацията може да виждате и:
- „Изтрий“;
- „Възстанови“.
Използвайте ги, когато наистина трябва да премахнете или върнете резервацията. Подробният процес е описан в Календар, защото оттам най-често започва това действие.
Кога кое действие е по-подходящо
- Използвайте „Преместване“, когато искате същата резервация да остане, но в друг час.
- Използвайте „Еднократно дублиране“, когато искате нова резервация със сходно съдържание на друга дата.
- Използвайте „Дублирай по дата“, когато трябва да създадете няколко бъдещи копия наведнъж.
- Използвайте „Създайте правило за повторение“, когато това трябва да стане повтарящ се модел от бъдещи резервации.
- Използвайте „Изтрий“, само когато резервацията наистина не трябва да остане като активен запис.