Места и чакащи клиенти
Тази страница е за групови резервации и класове, при които една резервация има ограничен брой места. Използвайте я, когато искате да настройвате капацитет, да разрешите повече от едно място на клиент, да зададете минимален брой записани или да работите с чакащи клиенти.
Къде се настройват основните правила
Основните настройки са в самата групова резервация, в секцията „Настройки на групата“:
- „Макс. брой места“ определя общия капацитет на групата;
- „Макс. брой места на клиент“ определя колко места може да резервира един клиент чрез онлайн резервация;
- „Минимум за провеждане“ задава колко места трябва да са заети, за да се проведе часът;
- „Приема онлайн резервации“ включва онлайн записването за конкретната група;
- „Приема чакащи клиенти“ позволява клиентът да остане в изчакване, вместо да бъде отказан веднага.
Ако искате клиентът да вижда и колко места остават, това се управлява отделно през Публичен профил и видимост.
Как работят местата
При групова резервация системата следи общия капацитет на заниманието, а не само броя на записаните клиенти. Един клиент може да заеме повече от едно място, но само ако:
- групата има достатъчно свободни места;
- стойността в „Макс. брой места на клиент“ го позволява;
- не се използва ограничение, което допуска само едно място на заявка.
Това е важно, защото при груповите занимания наличността се изчислява по места, а не само по брой участници.
Кога клиентът влиза в изчакване
Клиентът може да влезе в статус „Чакащ“ при онлайн записване, когато:
- групата вече няма свободни места;
- за резервацията е включено „Приема чакащи клиенти“.
Ако групата е пълна и тази настройка е изключена, онлайн заявката се отказва вместо да влиза в изчакване.
Практично:
- най-често това се използва за една свободна позиция в пълна група;
- статусът „Чакащ“ е по-подходящ от ръчно добавен коментар, защото остава видим в потока и може да се обработи автоматично.
Какво става, когато място се освободи
Ако в групата има чакащи клиенти и преди началото й се освободи място:
- системата преглежда чакащите клиенти по реда на записването им;
- премества ги от изчакване в нормален онлайн статус;
- уведомява екипа, че клиент е влязъл от списъка с чакащи.
Това означава, че при включена настройка „Приема чакащи клиенти“ не е нужно операторът ръчно да мести всеки клиент, когато някой се откаже навреме.
Минимум за провеждане
Минимумът е за час, който има смисъл само с достатъчно хора — например сутрешна група или пробно занимание. Задавате колко места трябва да са заети и какво да стане, ако не се съберат. В избрания от вас момент преди началото Reservation.Studio проверява сам и известява екипа или отменя часа. Не е нужно да следите ръчно записаните за всеки час.
Минимумът е по избор и е изключен по подразбиране.
Как да го зададете
- Отворете груповата резервация — нова или вече записана — и в „Настройки на групата“ включете „Минимум за провеждане“.
- В „Мин. брой места“ въведете минималния брой места.
- В „Проверка“ изберете кога да се направи проверката: от 30 минути до 48 часа преди началото. Ако обектът има срок за отказ до 48 часа, най-отгоре е „При срока за отказ“ и е избран по подразбиране. Иначе подразбирането е 12 часа преди началото.
- В „Ако не се съберат“ изберете какво да стане, когато местата са по-малко от минимума:
- „Извести ме“ — часът остава, а служителите получават известие и решават сами;
- „Отмени автоматично“ — часът се отменя, а клиентите получават известие за отказа.
- При „Отмени автоматично“ изберете и „Предупреди ме“ — „Без предупреждение“ или 15 минути, 30 минути, 1 час или 2 часа преди отмяната. По подразбиране е 30 минути.
- Запазете резервацията.
Под настройките един ред описва с думи какво ще се случи. Формата предупреждава и когато:
- часът започва твърде скоро за проверка или избраната проверка вече е минала — часът се записва без проверка; миналите моменти в „Проверка“ са отбелязани с „(минало)“;
- обектът няма срок за отказ — клиентите могат да се откажат и след проверката;
- при автоматична отмяна проверката е по-малко от 2 часа преди началото — клиентите ще научат за отмяната малко преди часа.
Как се броят местата
Минимумът се брои както максимумът: по места, не по хора. Клиент с 2 места се брои за 2. Не се броят чакащите, отказалите се и неявилите се клиенти. Броят се и клиентът, който още чака плащане.
Какво става при проверката
- Ако местата са поне колкото минимума, часът се провежда и нищо друго не се случва.
- При „Извести ме“ служителите получават известие „Час под минимума“ и решават дали да проведат часа, или да го отменят.
- При „Отмени автоматично“ часът се отменя, всеки записан клиент получава обичайното известие за отказ, а в резервацията се вижда „Отменен — недостатъчно записани.“. Служителите получават известие за отменения час. Когато някой от клиентите е платил, известието изброява кои са, за да им върнете парите ръчно — отмяната не връща пари сама.
- Ако при „Отмени автоматично“ предупреждението е включено, служителите получават известие преди проверката, когато часът е под минимума.
Известията идват при служителите, на които обектът изпраща известия за онлайн резервации, и при собственика. По подразбиране те се получават като известие в приложението и на телефона, без имейл. Можете да ги настроите в настройките на известията на профила си: „Известия преди автоматична отмяна на час под минимума“, „Известия за час под минимума“, „Известия за отменен час под минимума“ и „Плащане за отменен час“. Последното се изпраща, когато клиент плати по линк, отворен преди отмяната: часът остава отменен, а известието казва кой е платил, колко и за кой час.
Какво виждате в резервацията и календара
- На картата на часа в календара броят заети места, например 3/10, получава предупредителен цвят, докато часът е под минимума. Когато задържите курсора върху него, виждате „Клиенти (3/10) · мин. 5“.
- В отворена резервация под минимума се показва предупреждение с бутон „Проведи въпреки това“. Той оставя часа и спира автоматичната му отмяна.
- В отворения отменен час се вижда „Отменен — недостатъчно записани.“.
Какво вижда клиентът
В Marketplace часът показва минимума, например „Провежда се при мин. 5 записани“. Когато записаните са под минимума, се добавя например „Нужни още 2 записани“ — това се показва само ако обектът показва свободните места в груповите часове. След проверка, която е събрала минимума, часът показва „Ще се проведе“. В детайлите на часа, докато проверката предстои, клиентът вижда кога ще се реши и дали часът се отменя сам. Отменен час показва „Отменен — недостатъчно записани.“, освен на клиент, който сам се е отказал.
Когато местите час в календара, Reservation.Studio прави същите проверки като при запис във формата — например за зает служител или ресурс и за минимума — и ви пита за потвърждение, ако има предупреждение. Ако откажете, часът остава на мястото си.
Ограничения при повече от едно място
При онлайн записване за повече от едно място системата прави допълнителни проверки:
- исканият брой не може да е по-голям от „Макс. брой места на клиент“;
- трябва да има достатъчно свободни места за целия брой;
- ако свободните места не стигат, заявката се отказва, вместо част от местата да влязат в изчакване;
- при групови опции с карти с придобивки не може да се резервира повече от едно място в една заявка;
- при плащане с абонамент не може да се резервира повече от едно място в една заявка.
Това е важно за оператора: ако клиент иска няколко места, системата не се опитва да разделя заявката автоматично на потвърдени и чакащи места.
Групови опции, карти с придобивки и абонаменти
Ако груповата услуга има отделни ценови опции:
- клиентът трябва да избере валидна опция за участие;
- ако избраната опция приема карти с придобивки, трябва да се избере валиден доставчик за точно тази опция;
- ако избраната опция няма свободни места, записването за нея не може да продължи.
При карти с придобивки и абонаменти онлайн потокът е оптимизиран за едно място на заявка. Това намалява грешките при покриване на посещение и при валидирането на конкретната групова опция.
Какво вижда операторът
От екрана на груповата резервация операторът вижда:
- общия капацитет на групата;
- максималния брой места на клиент;
- минимума за провеждане, ако е зададен;
- дали групата приема онлайн резервации;
- дали приема чакащи клиенти.
В списъците с клиенти и в самата резервация местата могат да се виждат и като брой към конкретния клиент. Това помага да различите един клиент с няколко места от няколко отделни участници.