Издадени абонаменти
Тази страница е за оперативната работа с вече продадените абонаменти. Тук виждате кой е собственикът на абонамента, колко е използван, дали е активен, дали е споделен с други клиенти и къде е използван - в продажби и във влизания.
Откъде се отваря
Има два входа към този списък:
- от главното меню „Абонаменти“ -> „Абонаментни планове“ -> меню -> „Всички продадени абонаменти“;
- от конкретен план -> „Виж продадени“.
Как се създава издаден абонамент
Издаден абонамент не се създава директно от този списък. Той винаги се появява след записана продажба.
- Ако продавате готов план, стартирате продажба от „Абонаментни планове“ -> „Продай“, от клиентския профил чрез „Продай абонамент“, от тази страница чрез „Продай абонамент“, или директно от „Продажба“, и в таб „Абонаменти“ избирате плана.
- Ако създавате персонален абонамент, използвате потока от Продажба на абонаменти.
След като запишете продажбата, системата:
- създава издаден абонамент за избрания клиент;
- свързва го с конкретния ред от продажбата;
- го прави използваем веднага, ако е в срок, не е деактивиран и има оставащи ползвания.
Важно:
- активирането е свързано със самата записана продажба, не с отделно плащане;
- ако продажбата бъде изтрита, издаденият абонамент спира да е активен;
- ако ръчно зададете бъдеща начална дата, абонаментът ще се вижда, но няма да е използваем до настъпването й.
Какво виждате в списъка
Списъкът показва:
- код;
- клиент;
- план или персонален абонамент;
- обект;
- статус по валидност;
- активност.
В горната част на списъка може да:
- търсите бързо по „Код“ на издадения абонамент;
- филтрирате по „Тип на използване“;
- филтрирате по „Статут на посещение“;
- филтрирате по „История на предишни абонаменти“;
- продадете нов абонамент;
- свалите отчет за текущия списък.
Ако работите с QR код, баркод или продиктуван номер, използвайте полето „Код“. То търси по кода на конкретния издаден абонамент, а не по името на абонаментния план.
Ако абонаментът има предстоящи резервации, до него стои жълт етикет „1 запазено“ / „2 запазени“. Какво означава той, вижте в Запазени посещения от предстоящи резервации.
Как работи „Статут на посещение“
Филтърът „Статут на посещение“ помага да намерите абонаменти според използваните и оставащите посещения:
- „Не е използван все още“ - абонаменти без отчетено използване;
- „Напълно използвани (не са останали посещения)“ - абонаменти, при които всички посещения са изчерпани;
- „Частично използвани (някои услуги са изчерпани)“ - абонаменти, при които поне част от услугите са изчерпани;
- „Налични оставащи посещения“ - абонаменти, които все още имат оставащи посещения или могат да се използват.
Използвайте този филтър, когато рецепция или администратор трябва бързо да намери неизползвани абонаменти, абонаменти с оставащи посещения или абонаменти, които вече са изчерпани.
Как работят допълнителните филтри
„Тип на използване“ помага да разделите издадените абонаменти според начина, по който се броят ползванията:
- „Неограничен брой ползвания“;
- „Ограничен брой ползвания“;
- „Ограничен брой за услуга“.
Използвайте го, когато искате да проверите само абонаменти с конкретна схема за използване.
История на предишни абонаменти
Секцията „История на предишни абонаменти“ сравнява текущия издаден абонамент с по-ранни абонаменти на същия клиент.
Първо изберете „Предишен абонамент“:
- „Имал е предишен абонамент“;
- „Нямал е предишен абонамент“.
След това можете да уточните:
- „Период на предишен абонамент“ - периодът, в който да се търси по-ранен абонамент;
- „Проверка на периода“ - дали периодът се проверява по „Валиден в периода“ или „Купен в периода“;
- „Съвпадение с предишен абонамент“ - „Който и да е предишен абонамент“, „Същият план“ или „Различен план“.
Детайлите за период и съвпадение се прилагат само след като изберете дали клиентът е имал или не е имал предишен абонамент.
Какво можете да правите от реда
От менюто на конкретен ред може да:
- отворите „Виж абонамент“;
- преминете към друг план, когато абонаментът позволява това;
- редактирате абонамента;
- отворите „История на промените“;
- деактивирате или активирате абонамента.
Как се отчита използване на абонамента
Използването на абонамента може да се отчете през:
- продажба на услуга или на резервация;
- процеса за Влизания, когато влизането е свързано с абонамент.
Това може да е собственикът на абонамента или клиент, с когото абонаментът е споделен.
Най-честият процес при продажба е:
- отваряте продажба за клиента;
- добавяте услуга или неплатена резервация;
- ако системата вече е приложила подходящ абонамент, просто записвате продажбата;
- ако не е приложен абонамент или искате друг, отваряте реда за редакция и в полето за абонамент избирате издадения абонамент;
- записвате продажбата.
Подробният процес за продажба и плащане е в Продажба.
След това системата:
- свързва този ред от продажбата с конкретния издаден абонамент;
- отбелязва използването;
- увеличава използвания брой;
- намалява оставащите ползвания, когато абонаментът не е неограничен.
Абонаментът покрива самата услуга. Ако към услугата има консумативи, които се плащат отделно, клиентът ги плаща в продажбата като всеки продукт — с ДДС по ставката на реда. Платена продажба пази сумите си: по-късна промяна на ставката на ДДС или на отстъпка не я пресмята наново.
Когато използването минава през влизане:
- записът се вижда в таб „Използване“;
- ако влизането има свързан абонамент, използването се отчита към този абонамент;
- от реда можете да отворите самото влизане.
Запазени посещения от предстоящи резервации
Когато резервация ще бъде платена с абонамент, посещението се запазва още при записването, а не чак при продажбата. Така клиентът не може да запише повече часове, отколкото абонаментът покрива.
Къде виждате запазените посещения:
- в списъка с издадени абонаменти, в горната част на детайла и в изгледа за посещения стои жълт етикет „1 запазено“ / „2 запазени“ с обяснение „Запазени от предстоящи резервации, още неотчетени“;
- в таб „Използване“ се появяват редове „Запазено“, от които отваряте резервацията, задържала посещението.
Важно:
- запазеното посещение още не е отчетено — броячите за използвани и оставащи посещения не се променят от него;
- запазването отпада само, когато резервацията бъде отказана, отбелязана като неявил се, изтрита или платена;
- при онлайн записване клиентът не може да избере абонамент, чиито оставащи посещения вече са запазени от други предстоящи резервации;
- при споделен абонамент запазването е към клиента, който ще плати с него.
Кога системата прилага абонамента автоматично
При стандартна продажба операторът често не трябва да избира абонамента ръчно. Ако условията са изпълнени, системата го прилага сама към реда.
Автоматичното прилагане работи, когато:
- продажбата е за конкретен клиент;
- редът е за услуга или за услуга от резервация;
- бизнесът има активна функционалност за абонаменти;
- за клиента има наличен издаден абонамент, който е негов или е споделен с него и който:
- е в срок;
- не е деактивиран;
- има оставащи посещения или е неограничен;
- важи за конкретната услуга или няма ограничение по услуги;
- не нарушава ограничението за ползване по интервал, ако такова е настроено;
- при резервация клиентът е с едно място, а не с повече места в същата резервация.
Какво виждате в детайла
В детайла на абонамента виждате:
- секция „Собственик на абонамента“;
- секция „Споделен с“;
- обект;
- код;
- свързан план или персонален абонамент;
- дата на създаване;
- статус и използван брой пъти;
- таб „Включени услуги“;
- таб „Използване“.
Ако абонаментът е деактивиран, изтрит или свързаната продажба е изтрита, ще видите и предупреждение за това.
От секция „Споделен с“ може да добавяте и премахвате клиенти, които да използват същия издаден абонамент.
Какво показва „Включени услуги“
Тук виждате кои услуги са включени в абонамента и за кой период са налични.
При абонаменти с ползвания по услуга ще виждате и:
- брой включени посещения;
- оставащи посещения;
- цена за посещение.
Какво показва „Използване“
Този раздел показва всички записи, свързани с използването на абонамента.
Тук ще видите четири основни типа записи:
- „Продаден“: редът, с който самият абонамент е бил продаден;
- „Използван“: редове за услуги или резервации, при които абонаментът е използван;
- „Влизане“: използване през процеса за влизане;
- „Запазено“: предстояща резервация, която е задържала посещение, но още не е отчетена.
Така лесно проследявате:
- кога е бил издаден абонаментът;
- в кои продажби е използван;
- кога е използван през влизане;
- кои предстоящи резервации задържат посещения;
- откъде идва текущият използван брой.
Ако редът е от продажба, можете да отворите продажбата. Ако редът е от влизане, можете да отворите самия запис за влизане. Ако редът е „Запазено“, можете да отворите резервацията, която задържа посещението.
Ако абонаментът е споделен и е използван от друг клиент, в историята ще видите и кой клиент е направил конкретното използване.
Преминаване към друг план
От детайла на издаден абонамент може да използвате „Премини към друг план“, когато трябва да прехвърлите клиента към друг абонаментен план без да губите историята на използването.
Действието е налично само за активни абонаменти със свързана продажба, които не са изтекли, изтрити, деактивирани или вече прехвърлени. Подробният процес е в Преминаване към друг абонаментен план.
Какво може да се редактира
От екрана за редакция може да променяте:
- обект;
- дата и час на стартиране;
- дата и час на спиране;
- общ брой включени ползвания, когато абонаментът е с общ брой.
Важни правила
- Ако свързаната продажба е изтрита, абонаментът се показва като неактивен.
- Ако няма централен план, абонаментът се показва като „Персонален абонаментен план“, но се управлява по същия процес.
- Един издаден абонамент има един собственик, но при нужда може да бъде споделен и с други клиенти.
- Абонамент, който вече е прехвърлен към друг план, остава в историята, но не се редактира като текущ абонамент.
- Деактивирането и активирането се правят от списъка или от детайла, когато е приложимо.
- Ръчната деактивация спира използването на абонамента, но не изтрива историята му.
- Ако махнете или изтриете използващ ред от продажбата или свързано влизане, използваният брой се преизчислява.
Кога тази страница е най-полезна
Използвайте я когато:
- проверявате дали абонаментът е създаден и активен след продажба;
- намирате конкретен издаден абонамент по „Код“;
- намирате неизползвани или изчерпани абонаменти чрез „Статут на посещение“;
- сравнявате абонаменти по „Тип на използване“ или „История на предишни абонаменти“;
- проследявате използването на продадени абонаменти;
- редактирате издаден абонамент;
- временно спирате или активирате абонамент;
- проверявате какви услуги, продажби и влизания са свързани с него.