Правила за записване и наличност
Тази страница е за правилата, които определят как се създават онлайн заявките, как се изчислява наличността и какви ограничения важат за записването.
Какво включва тази страница
Оттук настройвате:
- статуса на новата резервация;
- статуса на новия клиент;
- кой източник за наличност е избран за обекта;
- дали клиентът избира служител;
- как се подреждат свободните часове;
- колко рано и колко напред може да се записва;
- как се взема предвид "Достъпност за резервации" на конкретна услуга;
- къде се настройват самостоятелните промени от клиента;
- колко резервации може да направи за ден.
1) Статуси за нови онлайн заявки
- "Статус за нова резервация" задава началния статус на всяка нова онлайн резервация.
- "Статус за нов клиент" задава статуса на нов посетител, преди да бъде одобрен като клиент.
Тези настройки определят дали новите заявки ще влизат директно в работния поток, или ще трябва да бъдат прегледани и одобрени. Ако искате повече контрол, следете и Изчакващи одобрение.
2) Кой източник за наличност се използва
В секция "Свободни часове и лимити за резервации" виждате "Източник за наличност на служителите". Той показва дали свободните часове се изчисляват по:
- "Използва работното време на обекта";
- "Използва работното време на служителите".
Тази настройка се променя от "Обекти" -> редакция на конкретния обект -> "Наличност за резервации" -> "Източник за наличност на служителите". В онлайн резервациите тя е показана само като ориентация, защото влияе директно върху това кои часове изобщо се показват онлайн.
3) Избор на служител
"Избор на служител от клиента" определя дали клиентът:
- няма право да избира служител;
- може да избере служител;
- трябва задължително да избере служител.
Това влияе едновременно на клиентското изживяване и на начина, по който системата проверява наличността.
Ако услугата е настроена като "Само ресурс" или "Служител и ресурс", онлайн потокът проверява и нужните ресурси. Когато в услугата е включено "Клиентите могат да избират конкретен ресурс онлайн", клиентът може да види избор на ресурс. Ако настройката е изключена, системата търси подходящ свободен ресурс автоматично.
4) Часове и времеви стъпки
"Времеви интервали (слотове)" определя през каква стъпка се показват възможните часове. Можете да използвате:
- автоматична стъпка според продължителността на услугата;
- фиксирани стъпки като 15, 30, 60, 90 или 120 минути.
Това не определя само дизайна на списъка с часове. От него зависи и колко често клиентът ще вижда възможен начален час.
5) Колко рано и колко напред може да се записва
Тук са двете основни ограничения за самия час на услугата:
- "Кога клиентът може да направи резервация" Определя минималното време преди часа. Например веднага, 30 минути, 1 час, 1 ден или повече.
- "Онлайн резервация е налична в бъдеще" Определя колко напред в бъдещето клиентът може да вижда свободни часове.
Тези две настройки не са същото като часовия прозорец за подаване на заявка. Той е описан отделно в Ограничения за подаване на заявка.
6) Достъпност на конкретна услуга
Освен общите правила за обекта, всяка стандартна услуга може да има собствена "Достъпност за резервации".
Там услугата може да бъде ограничена с:
- "Ограничи по период" - начална и крайна дата;
- "Ограничи по дни и часове" - конкретни дни и часови диапазони.
Когато такова ограничение е зададено, клиентът вижда само часове, които отговарят едновременно на работното време, онлайн правилата, служителите, ресурсите и достъпността на самата услуга. Настройката се прави от формата на услугата, не от екрана за онлайн резервации.
7) Самостоятелни промени и дневен лимит
- "Самостоятелни промени от клиента" В отделна секция настройвате дали клиентът може сам да използва "Онлайн отказване", "Промяна на дата/час за единични резервации" и "Промяна на места за групови занимания".
- "Максимално позволени резервации за ден" Определя колко резервации може да направи един клиент в рамките на деня.
Самостоятелните промени имат собствени срокове и текстове с правила към клиента. Подробният процес е в Самостоятелни промени от клиента.
Как работят правилата заедно
Онлайн резервацията минава през няколко проверки:
- дали има публикувани услуги и наличност;
- дали часът отговаря на работното време;
- дали служителите и ресурсите, които услугата изисква, са свободни;
- дали часът попада в "Достъпност за резервации" на услугата, ако такава е зададена;
- дали часът е достатъчно ранен или не е твърде далеч в бъдещето;
- дали клиентът е в рамките на дневния лимит;
- дали заявката е подадена в позволения часови прозорец.
Затова е възможно клиентът да вижда профила на обекта, но пак да не може да изпрати валидна заявка.