Статуси на резервации
Статусът показва на какъв етап е резервацията. Това е по-правилният начин да отбележите как е протекъл записът, вместо да триете резервацията и да губите оперативния контекст.
Къде се сменя статусът
- от екрана на самата резервация;
- директно от Рецепция, ако имате право да редактирате резервации;
- при някои онлайн потоци статусът може да се зададе автоматично или да зависи от потвърждение и плащане.
Кога да смените статус, а не да изтривате
Сменяйте статус, когато резервацията е съществувала реално и искате да запазите историята й:
- клиентът е дошъл или не се е явил;
- часът е минал и искате да отбележите резултата;
- клиентът е отменил;
- плащането или потвърждението още не са завършили.
Изтриването е по-подходящо, когато резервацията е създадена погрешно и не трябва да остава в нормалния работен поток. За това вижте Календар.
Какво означава всеки статус
Нов
Използвайте „Нов“, когато резервацията е създадена, но още не е потвърдена като окончателно приета. Това е и често срещаният начален статус при нови записи и при част от онлайн потоците.
Потвърден
Използвайте „Потвърден“, когато часът е приет и остава в графика като нормална активна резервация. Това е подходящият статус след одобрение на онлайн заявка или след като операторът потвърди час по телефон или на място.
Пристигнал
Използвайте „Пристигнал“, когато клиентът вече е на място, но самата услуга още не е започнала. Това е удобен оперативен статус за фронт офис и рецепция.
В процес
Използвайте „В процес“, когато работата по резервацията вече е започнала. Ако имате включени шаблони и канали за известяване, този статус може да участва и в автоматични известия към клиента.
Обслужен
Използвайте „Обслужен“, когато услугата е извършена, но все още има оперативни действия за довършване, например плащане, финални бележки или вътрешна проверка.
Завършен
Използвайте „Завършен“, когато резервацията е напълно приключена и искате да остане като окончателно затворен запис в историята и отчетите.
Неявил се
Използвайте „Неявил се“, когато клиентът не е дошъл за запазения час. Този статус е по-подходящ от изтриване, защото пази историята и помага при последващи справки и клиентска статистика.
Отказан
Използвайте „Отказан“, когато резервацията е отменена от страна на бизнеса или от оператор. Това е вътрешната отменена резервация, различна от „Отменена от клиент“.
Отменена от клиент
Използвайте „Отменена от клиент“, когато самият клиент е отменил резервацията през клиентски или онлайн поток. Този статус е полезен, когато искате да различавате клиентските откази от вътрешно отменените часове.
Очаква плащане
Използвайте „Очаква плащане“, когато резервацията е обвързана с плащане, което още не е завършило. Това е типичен статус при онлайн потоци с предплащане. Ако плащането не бъде завършено навреме, резервацията може да не остане активна.
Чакащ
Използвайте „Чакащ“, когато клиентът е записан, но не е потвърден в основните места. Най-често това се вижда при групови резервации и класове, когато няма свободни места и клиентът остава в чакащ списък. За логиката на местата, чакащите клиенти и автоматичното преместване вижте Места и чакащи клиенти.
Кои статуси изискват повече внимание
В Рецепция системата иска потвърждение при смяна към по-критични статуси като:
- „Отказан“
- „Отменена от клиент“
- „Неявил се“
- „Очаква плащане“
Това е защитна стъпка, за да не промените важен статус по невнимание.
Известия към клиента
Част от статусите могат да задействат автоматично известие, ако имате активни Известяване канали и шаблони. Най-често това важи за:
- „Потвърден“
- „В процес“
- „Отказан“
- „Завършен“
- „Неявил се“
Ако искате клиентът да получава такива известия, проверете Шаблони на известията и Глобални канали за известяване.