Задачи за екипа: отговорник, срок, чеклист и рутини, които се създават сами
Ежедневната работа на екипа вече има свое място в системата. „Задачи“ събира това, което днес стои по стикери, в тетрадка и в груповия чат: обаждането до клиент, затварящият чеклист, поръчката към доставчика. Всяка задача има отговорник или е за целия екип, има срок и може да носи чеклист от стъпки.
✨ Накратко
- Нов раздел „Задачи“ с отговорник, срок, приоритет, обект и категория.
- Задача без отговорник е за „Целият екип“ в обекта; всеки може да я поеме с „Аз я поемам“.
- Чеклист от стъпки, с проследяване кой е добавил стъпката и кой я е отметнал.
- Коментари по задачата и „История на промените“.
- Задачата може да се закачи за клиент, резервация, продажба или продукт — и се вижда в самия запис.
- Повтарящите се рутини се въвеждат веднъж: всяко повторение идва с целия чеклист и същите отговорници.
- Пет вида известия: възлагане, наближаващ срок, просрочване, коментар и завършване.
- Брояч в горната лента и в главното меню за задачите за днес и просрочените.
- Блок „Отворени задачи“ в Табло.
- Екран „Кой какво има“ с отворените и просрочените задачи по служител.
- Групови действия за възлагане и подреждане по категория на много задачи наведнъж.
Къде са задачите
На компютър входът е бутонът с мълния в горната лента („Изчакващи одобрение“) — там има ред „За днес или просрочени“ с брояч. На телефон записът „Задачи“ е в главното меню, също с брояч. Броячът показва отворените задачи със срок до края на днешния ден, просрочените включително.
Нова задача се създава от самия раздел или от менюто „Създай“ в горната лента.
Задачите имат собствени права. Собственикът на бизнеса вижда раздела веднага. За да го виждат и служителите, отворете списъка „Служители“, изберете „Потребителски роли“ или „Редактирай права“ и добавете правата за задачи.
Отговорник или целият екип
Задачата може да има един или няколко отговорници. Ако оставите полето „Отговорник“ празно, задачата е обща за екипа на избрания обект и в списъка се показва като „Целият екип“ — не се налага да я възлагате наново всяка сутрин. Всеки, който я вижда, може да я поеме с „Аз я поемам“.
Служителят вижда задачите, в които е отговорник, тези, които сам е създал, и задачите без отговорник в обектите, към които е свързан. Роля може да получи и правото да вижда всички задачи на бизнеса.
Чеклист и коментари
Когато задачата е рутина от няколко стъпки, добавете ги в „Чеклист“. До всяка стъпка се вижда кой я е добавил и кой я е отметнал, с час; в списъка чеклистът се показва като напредък, например 2/5.
В „Коментари“ отива това, което иначе се губи — „звънях, не вдига“. Всеки може да редактира и изтрие собствения си коментар, а „История на промените“ показва кой какво е променил по задачата.
С „Отложи с ден“ премествате срока с един ден напред. Броят отлагания се записва и се вижда в задачата.
Свързана с клиент, резервация, продажба или продукт
От менюто с допълнителни действия на клиент, резервация, продажба или продукт от склада изберете „Нова задача“ — заглавието идва предложено, а връзката със записа е попълнена. След това в самия запис се показва секция „Задачи“ с неговите задачи. Ако по записа няма задачи, секцията не се показва.
Повтарящи се рутини
От менюто „Действия“ в задачата изберете „Направи задачата повтаряща се“. Формата е същата, която се използва за повтарящите се резервации.
Всяко създадено повторение идва със същото заглавие, целия чеклист на шаблона, същите отговорници и срок според датата на повторението. Промяна по шаблона важи за повторенията оттук нататък; вече създадените остават както са.
Известия
Системата изпраща известие при възлагане, при наближаващ срок, при просрочване, при нов коментар и при завършване. По подразбиране вървят като известие в приложението и като push; имейлът е изключен, но се включва от настройките за известия на бизнеса.
При създаването на задачата избирате и „Напомняне“ — 15 минути, 1 час или 1 ден преди срока.
Кой какво има
Бутонът „Кой какво има“ показва по един ред на служител с „Отворени задачи“ и „Просрочени задачи“, плюс ред „Целият екип“ за задачите без отговорник. Кликът върху ред отваря списъка, филтриран за този човек.
За подреждане на много задачи наведнъж изберете няколко реда: груповите действия „Възложи на“ и „Категория“ ги прехвърлят на един служител или ги подреждат под една категория.
Категории
„Настройки“ → „Категории задачи“ държи видовете работа — почистване, поддръжка, обаждания, склад. Всяка категория има цвят, който оцветява ръба на реда в списъка, и по нея се филтрира.
Подробните стъпки са в Help Center: Задачи за екипа, Създаване и проследяване, Повтарящи се задачи и Категории задачи.