Създаване и проследяване на задачи
Тази страница описва как създавате задача, как работите по нея и как виждате какво остава на екипа.
Създаване на задача
- Desktop
- Mobile
Отворете „Задачи“ и натиснете „Нова задача“. Можете да създадете задача и от менюто „Създай“ в горната лента.
Попълнете формата и натиснете „Създай“.
Отворете „Задачи“ и натиснете бутона с плюс.
Попълнете формата и натиснете „Създай“.
Във формата попълвате:
- „Задача“ — заглавието, което ще се вижда в списъка.
- „Описание“, ако е нужно.
- „Падежна дата“ и „Час“. Часът е този в обекта. Оставете датата празна за задача без срок.
- „Напомняне“, ако има срок: „15 минути преди“, „1 час преди“ или „1 ден преди“.
- „Приоритет“ — „Нисък“, „Нормален“ или „Висок“.
- „Обект“, ако задачата се отнася за конкретен обект. Празно поле означава задача за целия бизнес.
- „Категория“, ако искате задачата да е подредена по вид работа.
- „Отговорник“ — отметнете хората, които трябва да я свършат.
След запазване задачата се появява в списъка със статус „Отворена“.
Полето „Напомняне“ е активно само когато има попълнена падежна дата — напомнянето брои назад от срока.
Задача за целия екип
Ако оставите „Отговорник“ празен, задачата е обща за екипа на избрания обект и в списъка се показва като „Целият екип“.
Такава задача се вижда от всички, които работят в обекта, и я отмята този, който я е свършил — не се налага да я възлагате наново всеки път. Всеки, който я вижда, може да я поеме с бутона „Аз я поемам“ в отворената задача.
Чеклист
Когато задачата е рутина от няколко стъпки, добавете ги в секцията „Чеклист“ с „Добави стъпка“. Всяка стъпка е отделен ред с отметка.
В отворената задача до всяка стъпка се вижда кой я е добавил и кой я е отметнал, с час. В списъка чеклистът се показва като напредък — например 2/5.
Отмятате стъпките директно в отворената задача.
Работа по задача
Отворете задачата от списъка или изберете „Преглед“ от менюто на реда. Оттам можете да:
- отметнете стъпките от чеклиста;
- натиснете „Аз я поемам“, ако задачата няма отговорник;
- натиснете „Отложи с ден“, за да преместите срока с един ден напред — броят отлагания се записва и се показва като „Отлагана“;
- пишете в „Коментари“ и да редактирате или изтривате собствените си коментари;
- отворите „История на промените“, за да видите кой какво е променил и кога.
От менюто на реда в списъка са налични „Отметни като свършена“, „Отвори отново“, „Редакция на задача“ и „Изтриване на задача“.
Когато задачата е отметната, статусът става „Свършена“ и в нея се записва „Завършена от“ — кой я е приключил и кога.
Изтритата задача може да се върне: включете филтъра „Само изтрити“, намерете я в списъка и изберете „Възстанови“.
Свързване с клиент, резервация, продажба или продукт
Задачата може да е закачена за конкретен запис. Свързването става, когато създадете задачата от самия запис: отворете менюто с допълнителни действия на записа и изберете „Нова задача“. Заглавието идва предложено, а връзката е вече попълнена.
Работи от:
- картона на клиента;
- формата на резервацията;
- формата на продажбата;
- картона на продукт от склада.
След това в записа се появява секция „Задачи“ с неговите задачи, а в отворената задача се вижда „Свързана с“. Ако по записа няма задачи, секцията не се показва — входът остава менюто с допълнителни действия.
Редът „Свързана с“ отваря самия запис.
Филтри и подреждане
В списъка „Задачи“ можете да филтрирате по:
- „Статус“ — „Отворена“ или „Свършена“;
- „Приоритет“;
- „Отговорник“;
- „Обект“;
- категория;
- „За днес или просрочени“ — същото правило, по което се брои числото до мълницата;
- „Само просрочени“;
- „Завършени между“ — по датата на приключване, а не по срока;
- „Само изтрити“.
Подреждането в „Сортирай по“ е по падежна дата, по дата на създаване, по име или по дата на завършване.
Групови действия
Когато изберете няколко задачи в списъка, се появява лента с групови действия:
- „Възложи на“ — прехвърля избраните задачи на един служител. Изборът заменя отговорниците, тоест всички останали се свалят от тези задачи. Празен избор означава „Целият екип“.
- „Категория“ — подрежда избраните задачи под една категория или изчиства категорията им.
- „Изтрий“ и „Възстанови“.
Кой какво има
Бутонът „Кой какво има“ в горната част на списъка показва по един ред на служител с две числа: „Отворени задачи“ и „Просрочени задачи“. Отделен ред „Целият екип“ събира задачите без отговорник.
Кликът върху ред отваря списъка, филтриран за този човек.
Редът „Целият екип“ събира задачите без отговорник.