Места и чакащи клиенти
Тази страница е за групови резервации и класове, при които една резервация има ограничен брой места. Използвайте я, когато искате да настройвате капацитет, да разрешите повече от едно място на клиент или да работите с чакащи клиенти.
Къде се настройват основните правила
Основните настройки са в самата групова резервация:
- „Макс. брой места“ определя общия капацитет на групата;
- „Макс. брой места на клиент“ определя колко места може да резервира един клиент чрез онлайн резервация;
- „Приема онлайн резервации“ включва онлайн записването за конкретната група;
- „Приема чакащи клиенти“ позволява клиентът да остане в изчакване, вместо да бъде отказан веднага.
Ако искате клиентът да вижда и колко места остават, това се управлява отделно през Публичен профил и видимост.
Как работят местата
При групова резервация системата следи общия капацитет на заниманието, а не само броя на записаните клиенти. Един клиент може да заеме повече от едно място, но само ако:
- групата има достатъчно свободни места;
- стойността в „Макс. брой места на клиент“ го позволява;
- не се използва ограничение, което допуска само едно място на заявка.
Това е важно, защото при груповите занимания наличността се изчислява по места, а не само по брой участници.
Кога клиентът влиза в изчакване
Клиентът може да влезе в статус „Чакащ“ при онлайн записване, когато:
- групата вече няма свободни места;
- за резервацията е включено „Приема чакащи клиенти“.
Ако групата е пълна и тази настройка е изключена, онлайн заявката се отказва вместо да влиза в изчакване.
Практично:
- най-често това се използва за една свободна позиция в пълна група;
- статусът „Чакащ“ е по-подходящ от ръчно добавен коментар, защото остава видим в потока и може да се обработи автоматично.
Какво става, когато място се освободи
Ако в групата има чакащи клиенти и преди началото й се освободи място:
- системата преглежда чакащите клиенти по реда на записването им;
- премества ги от изчакване в нормален онлайн статус;
- уведомява екипа, че клиент е влязъл от списъка с чакащи.
Това означава, че при включена настройка „Приема чакащи клиенти“ не е нужно операторът ръчно да мести всеки клиент, когато някой се откаже навреме.
Ограничения при повече от едно място
При онлайн записване за повече от едно място системата прави допълнителни проверки:
- исканият брой не може да е по-голям от „Макс. брой места на клиент“;
- трябва да има достатъчно свободни места за целия брой;
- ако свободните места не стигат, заявката се отказва, вместо част от местата да влязат в изчакване;
- при групови опции с карти с придобивки не може да се резервира повече от едно място в една заявка;
- при плащане с абонамент не може да се резервира повече от едно място в една заявка.
Това е важно за оператора: ако клиент иска няколко места, системата не се опитва да разделя заявката автоматично на потвърдени и чакащи места.
Групови опции, карти с придобивки и абонаменти
Ако груповата услуга има отделни ценови опции:
- клиентът трябва да избере валидна опция за участие;
- ако избраната опция приема карти с придобивки, трябва да се избере валиден доставчик за точно тази опция;
- ако избраната опция няма свободни места, записването за нея не може да продължи.
При карти с придобивки и абонаменти онлайн потокът е оптимизиран за едно място на заявка. Това намалява грешките при покриване на посещение и при валидирането на конкретната групова опция.
Какво вижда операторът
От екрана на груповата резервация операторът вижда:
- общия капацитет на групата;
- максималния брой места на клиент;
- дали групата приема онлайн резервации;
- дали приема чакащи клиенти.
В списъците с клиенти и в самата резервация местата могат да се виждат и като брой към конкретния клиент. Това помага да различите един клиент с няколко места от няколко отделни участници.