Роли и права на достъп
Тази страница обяснява как се дава, променя и спира достъпът на служителите до Business. Има две отделни нива:
- потребителски роли — предварително подготвени комбинации от права, които може да се използват за повече от един служител;
- индивидуални права — права, зададени директно за конкретен служител.
Преди да започнете
Проверете дали служителят има:
- попълнен "Имейл адрес" в профила си;
- включено "Активирай служител";
- поне една роля или индивидуално право, ако трябва да работи в Business.
Служител без имейл може да се използва в услуги, графици и резервации, но няма потребителски достъп до Business.
Къде се управлява
Има три основни входа:
- от списъка "Служители" чрез бутона "Потребителски роли";
- от списъка "Служители" чрез действието "Редактирай права" за конкретен служител;
- от самата форма на служителя, където може да изберете готови роли още при създаване или редакция.
Кога служителят има достъп
Служителят може да работи с Business, когато са изпълнени тези условия:
- има свързан потребителски профил чрез "Имейл адрес";
- "Активирай служител" е включено;
- има нужните права чрез роля, индивидуални права или комбинация от двете.
Ако "Активирай служител" е изключено, служителят няма активен достъп до бизнес данните, дори да има запазени роли или права.
Как работят потребителските роли
Ролята е шаблон с права, който после може да използвате за повече от един служител.
Какво може да правите в списъка с роли
В "Потребителски роли" може да:
- създадете нова роля;
- редактирате съществуваща роля;
- изтриете роля;
- възстановите изтрита роля.
Какво се настройва в една роля
Във формата на ролята настройвате:
- Име;
- Служители;
- Права за достъп.
Това е удобно, когато няколко служители трябва да работят с еднакъв достъп.
Как работят индивидуалните права
За конкретен служител може да отворите "Редактирай права". Там екранът "Служителски права" има две отделни секции:
- Роли — избор от вече създадени потребителски роли;
- Права за достъп — индивидуални права за този служител.
Така може да комбинирате готова роля с допълнителни ръчни права, ако е нужно.
В списъка с права може да използвате "Търси права", груповите отметки, "Избери всички" и "Размаркирай всички". Групите показват колко права са избрани от общия брой.
Какво се случва при нов служител с имейл
Когато създадете служител с "Имейл адрес", системата създава нов потребител или свързва съществуващ потребител със същия имейл. След това изпраща имейл, че служителят е добавен към бизнеса.
Ако потребителският профил е нов, имейлът съдържа данни за първи вход и връзка за смяна на паролата.
Ако след записа няма зададени роли и права, системата показва "Няма зададени права" с два избора:
- "Пълни" — задава всички налични права;
- "Избери ръчно" — отваря екрана "Служителски права" за ръчна настройка.
Ако сте избрали роля още във формата на служителя, този екран може да не се покаже, защото достъпът вече има поне една основа.
Как да промените достъпа по-късно
- Отворете "Служители".
- Намерете служителя.
- Изберете "Редактирай права".
- В "Служителски права" променете "Роли" и "Права за достъп".
- Запазете с "Запази".
От формата на служител с потребителски достъп може да отворите и "Права за достъп" от действията на служителя.
Как да изпратите връзка за парола
- Отворете служителя за редакция.
- Ако служителят има валиден имейл и свързан потребителски профил, отворете действията на формата.
- Изберете "Нулиране на парола".
- Потвърдете изпращането.
Системата изпраща имейл за смяна на паролата към имейла на служителя.
Как да спрете достъпа
Използвайте според случая:
- изключете "Активирай служител", ако служителят временно не трябва да работи със системата;
- премахнете "Имейл адрес", ако служителят вече не трябва да има потребителски профил към този запис;
- изтрийте служителя, ако вече не трябва да участва в активната работа;
- премахнете роли и индивидуални права, ако служителят трябва да остане активен, но с ограничен достъп.
Важни ограничения
- Действието "Редактирай права" е достъпно само ако служителят има потребителски достъп.
- За профила на собственика на бизнеса "Редактирай права" не е налично от списъка със служители.
- Видимите права зависят от текущия бизнес и наличните права в системата.
- Ако искате само да присвоите служителя към роля, това може да стане още от формата на служителя, без да отваряте екрана за индивидуални права.
- "Пълни" дава всички налични права и трябва да се използва само за хора, които трябва да имат пълен оперативен достъп.
Кога какво да използвате
- Използвайте роли, когато няколко служители трябва да имат еднакъв достъп.
- Използвайте индивидуални права, когато само един служител има нужда от изключение.
- Използвайте комбинация от двете, когато ролята е добра база, но трябва малка допълнителна корекция.